Account Coordinator / Kundenbetreuer*in (Berlin)

Position: Account Coordinator
Reports to: General Manager & Head of Auctions
Location: Kurfürstendamm 28, Berlin (on-site)
Contract: Full-time (40hrs per week), Permanent
Salary: €30,000 – €40,000 per annum commensurate with experience
Hours: 10am-6pm Monday-Friday (TOIL compensation for occasional evening/weekend hours)

 

About the role
As the first point of contact for buyers and sellers, the Account Coordinator will develop and maintain lasting relationships with our clients, with a focus on the prospecting and securing of consignments and providing administrative support to the Senior Specialist.

About us
Tarisio is the leading international venue for fine stringed instruments and bows with offices in London, Berlin and New York. We are a close-knit group of creative people and look forward to having a like-minded individual join us. This position is an ideal opportunity for a driven and highly-organised individual wishing to develop a broad skillset within a unique and exciting industry which encompasses classical music, fine art & antiquities, and auctions.

Key Responsibilities

• Account Handling
  • Representing Tarisio to our global clientele, providing excellent customer service
  • Serving as brand ambassador for Tarisio, always portraying a warm, hospitable demeanour
  • Fielding all enquiries; managing the company’s telephone and email account
  • Prospecting of new consignment leads and securing of consignments
  • Assisting staff with consignment-gathering campaigns and sales-related admin or events
  • Availability to travel with hand-carried inventory, mostly within Europe and to/from Berlin, to retrieve consignments and deliver sales, typically for high value property and/or VIP clientele.

• Auctions and Private Sales
  • Organising workflow to meet deadlines within a cyclical rhythm of auctions 3 times per year
  • End-to-end coordination of sales and consignment trips, exhibitions and auction sale viewings
  • Preparing/producing publicity materials eg. bespoke sale dossiers, newspaper advertisements, mailers
  • Sending contracts
  • Other administrative support

• Administrative duties / Front of House
  • Receiving visitors at the front desk and engaging enquiries destined for sales staff and specialists
  • Assisting in the smooth running of the Berlin office by handling client-related admin
  • Demonstrating a thorough understanding of Tarisio’s registration and bidding processes and effectively communicating information to clients
  • Coordinating the office calendar
  • Maintaining an orderly filing system
  • Other duties as may be reasonably assigned

Personal Specifications

• 3 years of experience catering to client services (sales or administrative)
• Experience within a related industry or similar company
• Experience handling stringed instruments
• Fluency in German and English (other foreign language skills a plus)
• Strong customer service ethics and high expectations for quality of service
• Excellent written and verbal communication
• Excellent time management skills, organisation and attention to detail
• Adaptability in an ever-changing and fast-paced work environment
• Sound judgement and problem-solving skills, with an ability to remain calm under pressure
• Ability to drive proactive communication
• Flexibility to work independently and as part of a team
• Love of music and familiarity with the classical music industry

We are hard workers at Tarisio, and equally believe in the correct compensation for our employees’ efforts. Benefits include:

• Annual Discretionary Performance Bonus Plan
• Generous annual leave policies: Unlimited Vacation; half day “Summer Fridays”; closed office for Christmas break
• Plenty of office refreshments — free snacks, coffee and beer (this is Berlin, after all!)
• Beautiful ‘Altbau’ office space with balcony

Application Instructions
All applicants must have the correct documents to live and work in Germany.

Please send a CV together with a cover letter (of less than one page) explaining why you think you are an ideal candidate for this role to [email protected], making sure to include “Account Coordinator – Berlin” in the subject line of your email.

We look forward to hearing from you!

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Kundenbetreuer/in (Berlin)

Position: Kundenbetreuer*in (“Account Coordinator”)
Berichtet an: General Managerin & Leiterin der Auktionen
Standort: Kurfürstendamm 28, Berlin 10719 (vor Ort)
Vertrag: Vollzeit (40 Std. pro Woche), unbefristet
Gehalt: €30.000 – €40.000 pro Jahr, je nach Erfahrung
Arbeitszeiten: 10-18 Uhr Montag-Freitag (TOIL-Ausgleich für gelegentliche Abend-/Wochenendstunden)

 

Überblick

Tarisio ist das führende internationale Haus für feine Streichinstrumente und Bögen mit Büros in London, Berlin und New York. Wir sind eine Gruppe kreativer Menschen und freuen uns auf eine gleichgesinnte Person, die sich uns anschließt. Diese Position stellt eine ideale Gelegenheit für eine engagierte und gut organisierte Person dar, die sich in einer einzigartigen und spannenden Branche, die klassische Musik, Kunst und Antiquitäten sowie Auktionen umfasst, ein breites Spektrum an Fähigkeiten aneignen möchte.

 

Aufgabenbereich

Als erste Anlaufstelle für Käufer*innen und Verkäufer*innen entwickelt und pflegt der/die Account Coordinator*in dauerhafte Beziehungen zu unseren Kund*innen, wobei sich auf die Akquise und Sicherung von Einlieferungen konzentriert und der Senior Spezialistin administrative Unterstützung geleistet wird.

Verantwortlichkeiten

• Kundenbetreuung
  • Repräsentation von Tarisio gegenüber unserer weltweiten Kundschaft und Bereitstellung eines exzellenten Kundenservices
  • Als Markenbotschafter für Tarisio fungieren und dabei stets ein warmes, gastfreundliches Auftreten an den Tag legen
  • Beantwortung aller Anfragen; Verwaltung des Telefon- und E-Mail-Kontos des Unternehmens
  • Akquise neuer Kunden*innen und Sicherstellung von Sendungen
  • Unterstützung des Personals bei Reisen zur Akquise von Einlieferungen und bei verkaufsbezogenen Verwaltungsaufgaben oder Veranstaltungen
  • Bereitschaft, mit handgetragenem Inventar zu reisen, hauptsächlich innerhalb Europas und nach/von Berlin, um Sendungen abzuholen und Verkäufe durchzuführen, in der Regel für hochwertige Objekte und/oder VIP-Kunden.

• Auktionen und Privatverkäufe
  • Organisation von Arbeitsabläufen zur Einhaltung von Fristen innerhalb eines zyklischen Rhythmus von 3 Auktionen pro Jahr
  • Durchgängige Koordination von Verkaufs- und Einlieferungsreisen, Ausstellungen und Auktionsbesichtigungen
  • Vorbereitung/Produktion von Werbematerialien, z. B. maßgeschneiderte Verkaufsdossiers, Zeitungsanzeigen, Mailings
  • Versenden von Verträgen
  • Sonstige administrative Unterstützung

• Administrative Aufgaben / Front of House
  • Empfang von Besuchern an der Rezeption und Entgegennahme von Anfragen, die für das Verkaufspersonal und die Spezialisten bestimmt sind
  • Unterstützung des reibungslosen Ablaufs im Berliner Büro durch Erledigung kundenbezogener Verwaltungsaufgaben
  • Gründliche Kenntnis der Tarisio-Registrierungs- und Ausschreibungsprozesse und effektive Weitergabe von Informationen an Kunden
  • Koordinierung des Bürokalenders
  • Aufrechterhaltung eines geordneten Ablagesystems
  • Andere verwandte Aufgaben, die zugewiesen werden können

Persönliche Voraussetzungen

• 3 Jahre Erfahrung in der Kundenbetreuung (Vertrieb oder Verwaltung)
• Erfahrung in einer verwandten Branche oder einem ähnlichen Unternehmen
• Erfahrung im Umgang mit Saiteninstrumenten
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse (weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil)
• Ausgeprägte Kundenbetreuungsethik und hohe Erwartungen an die Qualität der Dienstleistung
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation
• Ausgezeichnetes Zeitmanagement, Organisationstalent und Liebe zum Detail
• Anpassungsfähigkeit in einem sich ständig verändernden und schnelllebigen Arbeitsumfeld
• Fundiertes Urteilsvermögen und Problemlösungsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben
• Fähigkeit, proaktiv zu kommunizieren
• Flexibilität, um selbstständig und als Teil eines Teams zu arbeiten
• Liebe zur Musik und Vertrautheit mit der klassischen Musikbranche

Wir bei Tarisio sind harte Arbeiter und glauben ebenso an die richtige Entlohnung für die Bemühungen unserer Mitarbeiter. Zu den Leistungen gehören:

• Jährlicher Leistungsbonusplan
• Großzügige Jahresurlaubsregelungen: Unbegrenzter Urlaub; halbtägige “Sommerfreitage”; geschlossenes Büro in den Weihnachtsferien
• Reichlich Erfrischungen im Büro – kostenlose Snacks, Kaffee und Bier (das ist schließlich Berlin!)
• Schöne Altbau-Büroflächen mit Balkon

 

Hinweise zur Bewerbung

Alle Bewerber müssen die richtigen Dokumente haben, um in Deutschland leben und arbeiten zu können.

Bitte sende Deinen Lebenslauf zusammen mit einem Anschreiben (weniger als eine Seite), in dem Du erklärst, warum Du der ideale Kandidat für diese Stelle bist, an [email protected]. Bitte gib in der Betreffzeile Deiner E-Mail “Account Coordinator – Berlin” an.

Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören!